Política de Privacidad de Xeus POS

1. Alcance

Esta Política de Privacidad aplica al uso de Xeus POS, sus módulos web y las funciones asociadas de punto de venta, inventarios, compras, caja, clientes, reportes, administración y copias de seguridad. Xeus POS es una plataforma empresarial multiusuario y multiempresa; cada organización administra los datos que registra en su propia operación.

2. Información que puede tratar Xeus POS

Según los módulos utilizados y la configuración de cada empresa, Xeus POS puede tratar información necesaria para prestar el servicio, entre ella:

• Datos de cuenta y acceso, como usuario, nombre, correo asociado, rol, permisos y registros de sesión.
• Información operativa registrada por la empresa, como productos, inventarios, ventas, compras, caja, clientes, proveedores, documentos, reportes y configuraciones.
• Información técnica y de seguridad necesaria para el funcionamiento, diagnóstico, auditoría, prevención de errores y continuidad del servicio.
• Archivos generados por Xeus POS, incluidos reportes, comprobantes y copias de seguridad cuando la organización habilita estas funciones.

3. Observatorio tecnológico opcional

Una empresa puede autorizar voluntariamente el Observatorio tecnológico para ayudar a mejorar la compatibilidad y el diseño adaptable de Xeus POS. Cuando está activo, Xeus puede registrar de forma seudonimizada el tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador y versión informada, tamaño de pantalla y vista, capacidades técnicas generales, modo de aplicación y periféricos que ya estén configurados en Xeus.

• No se registran contraseñas, ventas, páginas visitadas, ubicación, dirección IP, números de serie ni la cadena completa de identificación del navegador.
• Xeus no abre automáticamente solicitudes de permiso USB, Serial u otros dispositivos para recopilar información.
• La marca, modelo o controlador exactos solo se guardan si el navegador los informa o si la empresa completa voluntariamente el perfil local de la terminal.
• El identificador aleatorio de la terminal se transforma nuevamente por empresa para impedir correlaciones entre organizaciones.
• Los diagnósticos se conservan por un máximo de 180 días desde la última actividad. La empresa puede desactivar nuevas capturas y eliminar sus datos técnicos desde su configuración.

Las sesiones del Administrador Xeus y el Modo Soporte no se atribuyen al equipo ni al usuario representado de una empresa cliente.

4. Integración opcional con Google Drive

Cuando el administrador conecta Google Drive, Xeus POS utiliza OAuth 2.0 y solicita el alcance https://www.googleapis.com/auth/drive.file. Este alcance está diseñado para trabajar con los archivos y carpetas creados por Xeus POS o que hayan sido puestos a disposición de la aplicación, en lugar de solicitar acceso general a todos los archivos de la cuenta.

Datos de Google que Xeus POS puede recibir o utilizar

• El correo o identificador básico de la cuenta Google conectada, con el fin de mostrar qué cuenta autorizó la integración.
• Credenciales OAuth necesarias para mantener la autorización, incluido un refresh token cuando Google lo entrega para acceso sin presencia del usuario.
• Identificadores y metadatos técnicos de la carpeta y de los archivos de backup administrados por Xeus POS, como nombre, identificador, tamaño, estado de carga, enlace de visualización y valores de integridad.
• Los archivos de copia de seguridad generados por Xeus POS que el administrador haya configurado para sincronizar con Google Drive.

Finalidades del acceso a Google Drive

• Crear o localizar la carpeta de backups configurada por el administrador.
• Subir copias de seguridad generadas por Xeus POS, incluso mediante cargas reanudables.
• Reintentar sincronizaciones interrumpidas y verificar tamaño e integridad antes de considerar una copia como correcta.
• Aplicar la política de retención configurada por el administrador a las copias automáticas creadas por Xeus POS.
• Permitir la desconexión de la cuenta y la revocación de la autorización OAuth.

Xeus POS no utiliza los datos obtenidos mediante las APIs de Google para publicidad, elaboración de perfiles publicitarios, venta de información ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. El uso de datos de Google se limita a proporcionar la función que el usuario autoriza y se rige por la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado.

5. Qué puede contener una copia de seguridad

Una copia global de Xeus POS está destinada a permitir la recuperación del sistema. Por esa razón, puede incluir la base de datos y archivos operativos del sistema y, en consecuencia, información empresarial que la organización haya registrado en Xeus POS. El administrador debe tratar el destino de backup como información confidencial y proteger adecuadamente la cuenta Google conectada.

6. Almacenamiento, cifrado y seguridad

Xeus POS aplica controles técnicos destinados a reducir el acceso no autorizado. En la integración de Google Drive, el Client Secret y el refresh token se almacenan cifrados mediante AES-256-GCM. Las comunicaciones con Google se realizan mediante HTTPS/TLS y Xeus POS no desactiva la validación de certificados TLS para realizar la sincronización.

Los permisos dentro de Xeus POS están sujetos a roles y controles de acceso. Las organizaciones también deben mantener seguras sus credenciales, limitar los privilegios administrativos y revisar sus políticas de respaldo.

7. Conservación y eliminación

La conservación depende de la naturaleza de la información y de la configuración de la empresa. Las copias automáticas en Google Drive pueden estar sujetas a límites por cantidad y días de retención definidos por el administrador. Al desconectar Google Drive, Xeus POS revoca la autorización disponible y elimina de su configuración local el refresh token, el correo de la cuenta conectada y el identificador de la carpeta; los archivos que ya existan en Google Drive no se eliminan únicamente por desconectar la cuenta.

8. Compartición y transferencias

Xeus POS no vende datos personales ni datos obtenidos desde Google. La información puede ser procesada por la infraestructura técnica necesaria para prestar el servicio y, cuando se activa Google Drive, por Google como proveedor del destino de almacenamiento elegido por el administrador. También podrá revelarse información cuando exista una obligación legal aplicable o sea necesario proteger la seguridad e integridad del servicio.

9. Derechos y control del usuario

Los usuarios pueden solicitar, según corresponda y de acuerdo con la legislación aplicable, acceso, actualización, corrección o eliminación de información personal. En Colombia, cuando resulte aplicable, el tratamiento se realizará teniendo en cuenta las reglas de protección de datos personales vigentes, incluida la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

Respecto de Google Drive, un administrador puede desconectar la integración desde Xeus POS y también puede revisar o revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su propia cuenta Google.

10. Datos de menores

Xeus POS está orientado a la gestión de negocios y organizaciones y no está diseñado como un servicio dirigido a menores de edad. Si una empresa registra información relacionada con menores por razón de su actividad, corresponde a esa organización contar con la base jurídica y las autorizaciones exigibles.

11. Cambios a esta política

Esta política puede actualizarse cuando cambien las funciones de Xeus POS, sus integraciones o las obligaciones aplicables. La fecha de actualización se mostrará al inicio de esta página. Si cambia materialmente la forma en que se utilizan datos de Google, Xeus POS actualizará esta información antes de aplicar el nuevo uso.

12. Contacto

Para consultas de privacidad o solicitudes relacionadas con los datos tratados por Xeus POS, utiliza los canales oficiales de soporte habilitados en la plataforma o el correo de asistencia que se muestra en la pantalla de autorización de Google de Xeus POS.